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企業(yè)流程優(yōu)化方法

2017-01-19 15:53 作者：張國祥 點擊：
 
流程優(yōu)化作為企業(yè)管理的戰(zhàn)略選擇，是與流程重組相對應(yīng)的。因為流程重組強調(diào)劇烈的變革和急速的重塑，除了哪些準備充分的企業(yè)或是瀕臨絕境的企業(yè)作此選擇之外，多數(shù)企業(yè)都尋求漸進的改善，即流程優(yōu)化。
流程優(yōu)化作為設(shè)計方法是流程梳理的繼續(xù)。本章就從流程優(yōu)化設(shè)計的角度介紹優(yōu)化方法和優(yōu)化步驟。
一、流程優(yōu)化的三個原則。
流程優(yōu)化原則是基于流程管理八大原則基礎(chǔ)之上的具體要求。
1、刪除無效流程原則。
凡是認定對企業(yè)價值增值無效的活動統(tǒng)統(tǒng)刪除。前面決策分類章節(jié)中的兩個報銷流程圖，企業(yè)之前的報銷簽字環(huán)節(jié)多達八人次，經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)，其中有五個崗位簽字是無效活動，最后大家討論決定刪除這五個崗位的簽字活動。優(yōu)化流程只考慮工作需要，不考慮照顧“情面”。，大膽將那些過去僅僅是用來“顯示”上級權(quán)威的活動刪除。
流程優(yōu)化的最高境界是“缺一不可”。“氨基酸組合效應(yīng)”用于流程優(yōu)化非常恰當。組成人體蛋白的八種氨基酸，只要有一種含量不足，其他七種就無法合成蛋白質(zhì)。當缺一不可時，一就是一切。企業(yè)在進行流程優(yōu)化時，不妨大膽借鑒“氨基酸組合效應(yīng)”，將所有可有可無的環(huán)節(jié)、可有可無的活動統(tǒng)統(tǒng)砍掉。
2、合并低效流程原則。
找出現(xiàn)有活動的阻塞環(huán)節(jié)，合并分散活動，改善低效活動。將上級的工作轉(zhuǎn)移到下級員工，將層層轉(zhuǎn)手的工作集中到一個崗位，將后臺決策轉(zhuǎn)移到一線員工。
3、挖掘高效流程原則。
集思廣益，找出本企業(yè)員工最好的做法。大膽借鑒，吸納本行業(yè)最優(yōu)做法。鼓勵創(chuàng)新，吸收員工的創(chuàng)新建議。挖掘團隊的智慧，挖掘員工的潛力。
二、流程優(yōu)化的三個方法
1、時間導(dǎo)向法
一切節(jié)省都可以歸結(jié)為時間的節(jié)省。高效流程的主要特征就是快速反應(yīng)。凡是可以明確時間的流程都盡可能按最佳完成時間設(shè)計。
2、成本導(dǎo)向法
投入產(chǎn)出最大化永遠是企業(yè)管理追求的目標，流程設(shè)計也不例外。承擔(dān)流程責(zé)任的崗位人工成本要考慮，流程投入的整體成本也要考慮。投入沒有回報或者回報極少的流程就要考慮簡化或合并。
筆者曾經(jīng)參與過一個零售業(yè)商品驗收流程的優(yōu)化，把一個大家習(xí)以為常的流程進行了大刀闊斧的改造。原有流程參加商品驗收的崗位多達七人次，經(jīng)過半天時間的激烈討論，只保留了二個崗位參與驗收，僅僅人工成本一個月就節(jié)約了二萬元，還沒有計算其間接收益。
3、價值貢獻法
價值貢獻法與前面兩個方法不同，它不是減少時間也不是減少成本，而是需要增加投入。為了滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需要，企業(yè)在投入同比增加的情況下能夠創(chuàng)造更大的價值，就是價值貢獻法。企業(yè)在處理顧客投訴上的投入、在咨詢培訓(xùn)上的投入就屬于價值貢獻法。當然，價值貢獻法是以結(jié)果來判斷成效的。
三、流程優(yōu)化的八個步驟
流程優(yōu)化是牽涉全局的管理工作，必須全員重視、全員參與。絕不可少數(shù)人閉門造車。因此，現(xiàn)階段企業(yè)進行流程優(yōu)化需要成立項目組，需要組織流程設(shè)計小組，讓部分員工執(zhí)筆，其他員工參與優(yōu)化完善。筆者在流程優(yōu)化實踐中總結(jié)的八步法則，效果明顯，值得推廣：
第一步設(shè)計師負責(zé)，完成初步設(shè)計；
第二步征求流程涉及的各崗位員工意見，使之具有可操作性；
第三步設(shè)計小組優(yōu)化討論，使各流程之間相互銜接；
第四步企業(yè)高層主持討論補充完善，確保不留運行空白；
第五步企業(yè)負責(zé)人主持討論審批，使之具有本企業(yè)的“法規(guī)”效力；
第六步廣泛開展宣傳教育，使新的流程管理思想、方法深入人心；
第七步全面試行，用實踐檢驗流程優(yōu)化的效果；
第八步總結(jié)完善，將試行中反饋的問題進一步完善。
流程優(yōu)化最根本的目的是整體效率最優(yōu)。流程優(yōu)化要達到“米格—25效應(yīng)”，而不是古人的“三個和尚挑水吃效應(yīng)”。
流程優(yōu)化是一個持續(xù)改善的過程，不可能一蹴而就、一勞永逸。
 
注釋：米格—25效應(yīng)：前蘇聯(lián)研制的米格—25噴氣式戰(zhàn)斗機的許多零部件與美國的相比都落后，但因設(shè)計者考慮了整體性能，故能在升降、速度、應(yīng)急反應(yīng)等方面成為當時世界一流。所謂最佳整體，乃是個體的最佳組合，1+1 〉2。

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