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流程優(yōu)化實(shí)例——采購(gòu)流程優(yōu)化

2018-06-26 16:10 作者：張國(guó)祥 點(diǎn)擊：

采購(gòu)是利潤(rùn)的源泉，又是腐敗的土壤；采購(gòu)是制造的龍頭，也是生產(chǎn)的緊箍咒；采購(gòu)是多人向往的職位，也是老板頭疼的崗位。采購(gòu)、采購(gòu)，到底有沒(méi)有辦法控制漏洞？采購(gòu)、采購(gòu)，到底有沒(méi)有流程能夠規(guī)范操作？

在我看來(lái)，答案是肯定的。大家都知道，沒(méi)有監(jiān)督的權(quán)力必然產(chǎn)生腐敗；沒(méi)有過(guò)程的控制，很難達(dá)成理想的目標(biāo)。任何靠個(gè)人自覺(jué)的管理注定是走不遠(yuǎn)的。沒(méi)有制度規(guī)范、沒(méi)有操作流程，圣人去采購(gòu)也會(huì)收回扣，道德模范去采購(gòu)也會(huì)被拉下水。傳統(tǒng)的采購(gòu)流程讓一人操辦，不出事、不腐敗，那才叫奇跡；出事、腐敗才叫正常。
因此，采購(gòu)流程應(yīng)如此優(yōu)化：
1.采購(gòu)流程細(xì)分、采購(gòu)責(zé)任細(xì)分
我們知道采購(gòu)活動(dòng)通常分為幾個(gè)步驟：采購(gòu)計(jì)劃、市場(chǎng)調(diào)查、貨比三家（三字古義為多）、討價(jià)還價(jià)（議價(jià)）、選擇供應(yīng)商、合同草簽、合同審批、下單訂貨、貨物驗(yàn)收、品質(zhì)檢驗(yàn)、生產(chǎn)反饋、貨款結(jié)算。不少小企業(yè)，這一系列流程活動(dòng)幾乎是一人承擔(dān)，責(zé)任自然也在一個(gè)人身上。采購(gòu)員在整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)中擁有絕對(duì)的權(quán)力。采購(gòu)員與供應(yīng)商之間有地下交易，是十分方便的事情。
如果我們把以上流程活動(dòng)分派給不同的崗位員工擔(dān)任，控制就變得非常簡(jiǎn)單了。生產(chǎn)單位下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃，市場(chǎng)調(diào)查、貨比三家由一個(gè)崗位承擔(dān)；討價(jià)還價(jià)由一個(gè)崗位承擔(dān)；選擇供應(yīng)商與合同草簽由一個(gè)崗位承擔(dān)；合同審批由二至三個(gè)管理崗位承擔(dān)；下單訂貨由一個(gè)崗位承擔(dān)；貨物驗(yàn)收、品質(zhì)檢驗(yàn)、生產(chǎn)反饋本來(lái)就是不同崗位在承擔(dān)，不過(guò)是他們的責(zé)任更明確；貨款結(jié)算這一環(huán)節(jié)千萬(wàn)不能讓采購(gòu)員承擔(dān)，由供應(yīng)商按流程直接到結(jié)算中心結(jié)算。整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)仍然連貫在一起，只不過(guò)責(zé)任細(xì)分到了不同的崗位。供應(yīng)商再想行賄其中的某一個(gè)員工沒(méi)有意義，行賄全體采購(gòu)流程上的所有崗位員工相當(dāng)復(fù)雜、相當(dāng)困難！任何一個(gè)稍具商業(yè)頭腦的人都不會(huì)再去琢磨歪門(mén)邪道的事兒了，降低成本、保質(zhì)保量，按合同供貨就成了他唯一的選擇。
2.嚴(yán)格挑選采購(gòu)人員
公司將采購(gòu)權(quán)限下放給各生產(chǎn)單位，但采購(gòu)人員的任用權(quán)控制在公司手上。用人單位可以提報(bào)人選，但最終是否選用，還得公司總裁說(shuō)了算（審批），防止采、用人員串通一氣。在企業(yè)內(nèi)部又增加了一道防火墻。
3.嚴(yán)格控制采購(gòu)過(guò)程
當(dāng)我們將采購(gòu)活動(dòng)按流程細(xì)分之后，控制采購(gòu)過(guò)程就變得相對(duì)簡(jiǎn)單。所有市場(chǎng)調(diào)查、貨比三家、討價(jià)還價(jià)的信息資料都必須按規(guī)定上報(bào)存檔。合同管理、供應(yīng)商管理更是只能加強(qiáng)，不能放松。除了貨物驗(yàn)收、品質(zhì)檢驗(yàn)、生產(chǎn)反饋在時(shí)時(shí)監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)成果之外，公司還要另設(shè)監(jiān)察審計(jì)部門(mén)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。所有采購(gòu)人員的所有采購(gòu)活動(dòng)都在雙向監(jiān)督之下。采購(gòu)人員的任何不法舉動(dòng)都可能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。
4.所有采購(gòu)都可追蹤
由于整個(gè)采購(gòu)流程上的每一個(gè)活動(dòng)都有檔案記錄，任何一項(xiàng)采購(gòu)結(jié)果沒(méi)有達(dá)成目的，都可以迅速查明問(wèn)題出在哪一個(gè)環(huán)節(jié)，責(zé)任人基本上難逃“法眼”。
5.采購(gòu)品質(zhì)決定績(jī)效
以往采購(gòu)員一人大包大攬的采購(gòu)方式，由于采購(gòu)員是親信，即使采購(gòu)物品出了問(wèn)題，往往都是不了了之?？芍^買(mǎi)多買(mǎi)少一個(gè)樣，買(mǎi)好買(mǎi)壞一個(gè)樣。說(shuō)白了就是工資照拿，回扣照吃?，F(xiàn)在不一樣了。采購(gòu)數(shù)量是采購(gòu)人員計(jì)算基本工資的主要指標(biāo)，但采購(gòu)品質(zhì)才是決定采購(gòu)人員工作績(jī)效的KPI（關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)）。并且我們還要加大績(jī)效獎(jiǎng)金的比重。比如說(shuō)，績(jī)效獎(jiǎng)金至少占到采購(gòu)人員工資總額的百分之五十或更多。讓采購(gòu)質(zhì)量成為采購(gòu)人員工資收入的決定因素。

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