S連鎖藥店是國(guó)內(nèi)著名連鎖企業(yè)，然而，就算是這樣一家優(yōu)秀的企業(yè)，其部門會(huì)議之低效，也讓人扼腕嘆息。

部門會(huì)議本應(yīng)在上午10點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)開始，可是，其中幾個(gè)部門經(jīng)理因?yàn)橐恍┦虑樯晕⒌R了一會(huì)兒。過了5分鐘，與會(huì)者總算到齊，會(huì)議正式開始了。

按照慣例，M部門經(jīng)理先發(fā)言，他言簡(jiǎn)意賅地通報(bào)了該部門上周完成的事項(xiàng)，并匯報(bào)本周要跟進(jìn)的事，10分鐘內(nèi)結(jié)束了發(fā)言，時(shí)間控制得不錯(cuò)。按這個(gè)進(jìn)度，會(huì)議能在1個(gè)小時(shí)內(nèi)結(jié)束。

下一位是N經(jīng)理匯報(bào)。N經(jīng)理先是抱怨了最近新開的門店業(yè)績(jī)不好、門店缺人。R經(jīng)理一聽便拉下臉來，說“現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)新開的門店普遍都是這樣，也不單單我們企業(yè)如此”。為此，兩位經(jīng)理就這個(gè)問題爭(zhēng)論了一番，最后不了了之。

隨后輪到L經(jīng)理。L經(jīng)理繪聲繪色地分享了一例發(fā)生幾率并不大的個(gè)案。但是，為了此事，各個(gè)部門經(jīng)理又討論了近半個(gè)小時(shí)，最后的結(jié)論是“這種情況很少，大家特別留意一下就好了”。

此時(shí)，會(huì)議已經(jīng)進(jìn)行了1.5個(gè)小時(shí)，再過一會(huì)兒就到吃中午飯的時(shí)間了。于是，還沒發(fā)言的3個(gè)部門經(jīng)理只能匆匆地匯報(bào)了工作。新的一周竟然從這樣一個(gè)混亂、低效的例會(huì)中開始。

事實(shí)上，類似情況也會(huì)出現(xiàn)在不少連鎖藥店的例會(huì)中，會(huì)議效率始終無法提高。筆者認(rèn)為，高效的會(huì)議離不開以下幾方面：

會(huì)前準(zhǔn)備 在開會(huì)前，與會(huì)人員應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，列出重要內(nèi)容并作簡(jiǎn)潔陳述，與相應(yīng)人員在某些關(guān)鍵信息上達(dá)成共識(shí)。

準(zhǔn)時(shí)開始 時(shí)間管理是每一個(gè)職業(yè)人士都應(yīng)該具備的技能。“確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始”應(yīng)成為不可動(dòng)搖的制度，遲到者要受到一定的處罰。

現(xiàn)場(chǎng)控制 會(huì)議主持者應(yīng)有控制現(xiàn)場(chǎng)的能力。比如：善意提醒跑題者；對(duì)發(fā)言時(shí)間作出規(guī)定；當(dāng)與會(huì)者出現(xiàn)情緒化的表達(dá)時(shí)，應(yīng)作出協(xié)調(diào)或轉(zhuǎn)移話題。這樣，才能確保會(huì)議有序進(jìn)行。

客觀論事 與會(huì)者在陳述事實(shí)、匯報(bào)工作、表達(dá)觀點(diǎn)時(shí)，應(yīng)盡量拋開個(gè)人情緒。特別是出現(xiàn)不同意見時(shí)，要做到尊重、寬容，不能摻入個(gè)人感情色彩，否則有意義的爭(zhēng)論就變成無聊的吵架了。

有所側(cè)重 比如一些可以私下溝通的小事，沒必要放在會(huì)議上進(jìn)行討論，以免浪費(fèi)大家的時(shí)間。