古人云“文章不厭千遍”，項目方案的修改更是如此。企業(yè)員工（系統(tǒng)設(shè)計師）撰寫的方案無論經(jīng)過幾次修改，都不可省略專家修改。這是由于企業(yè)員工擔(dān)任的崗位或所處的位置決定的。企業(yè)規(guī)范化管理體系建設(shè)是一項全新的工作，是對以往制度流程規(guī)定規(guī)矩的變革，企業(yè)員工身處其中，很難通過一二次講座就徹底改變觀念，即使企業(yè)員工轉(zhuǎn)變觀念、接受新理念新方法，但是與用文字呈現(xiàn)或者說按項目專家要求表述到位還是有差距的。那如何做呢？筆者建議如下：

專家修改要注意時機的把握。一是講座結(jié)束后，立即布置員工撰寫，第一時間修改第一個完成的方案，從中了解企業(yè)員工對項目方案撰寫要求的理解程度以及尋找或發(fā)現(xiàn)存在的共性問題，進(jìn)行歸納總結(jié)后，在項目設(shè)計師群內(nèi)進(jìn)行提示，讓其他設(shè)計師避免同類錯誤或偏差再次發(fā)生。二是中間階段，項目方案草案完成過半，專家修改多個設(shè)計師草擬方案之后，把企業(yè)員工中表現(xiàn)突出的或者可以成為寫作案例的方案提供給其他設(shè)計師參考，讓其余設(shè)計師自我完善。三是初稿全部完工后，咨詢專家對共性問題再作一次集中輔導(dǎo)，或者進(jìn)行一次案例修改，讓系統(tǒng)設(shè)計師自己在系統(tǒng)性、完整性和可操作性上再進(jìn)行完善補充。

一、項目專家在設(shè)計初稿階段修改的注意事項

對設(shè)計初稿的修改主要是一對一修改。項目專家著眼于引導(dǎo)系統(tǒng)設(shè)計師入門，讓其明白方案格式、結(jié)構(gòu)要求，刪除毫不相干的內(nèi)容，確保外觀像樣，即符合項目專家提供的樣板形式。具體要求如下：

1、行文格式符合要求

2、行文結(jié)構(gòu)符合要求

3、表達(dá)內(nèi)容不偏離主題

4、知道存在的主要問題

5、明白修改的方向

項目專家的指導(dǎo)是循序漸進(jìn)的，不可能一蹴而就，企業(yè)員工的理解也有一個逐步加深的過程，所以項目專家切忌急于求成。

二、項目專家在中間階段指導(dǎo)修改的注意事項

中間階段的指導(dǎo)修改著眼于內(nèi)容表達(dá)的準(zhǔn)確性和可行性。項目專家可采用集中指導(dǎo)方式，即以一位系統(tǒng)設(shè)計師的方案為例講解同類方案的寫作要求、表達(dá)要領(lǐng)，其他設(shè)計師學(xué)會舉一反三、學(xué)會觸類旁通，同步修改自己起草的方案。我們把這種方式稱為一對多修改或者叫觀摩修改。觀摩修改做得好，可以大大減少一對一修改的時間。具體要求如下：

1、規(guī)范表述要求

2、規(guī)范責(zé)任主體

3、改變落后的方式方法

4、植入先進(jìn)的方式方法

5、改變陳舊的習(xí)慣用語

6、回答其他設(shè)計師的疑問

7、讓其他設(shè)計師分享新的感悟

筆者在項目實踐中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)這種現(xiàn)象，那些優(yōu)秀的系統(tǒng)設(shè)計師第一次提交的方案最多能夠打6分，而在觀摩修改之后提交的方案至少可以提高2至3分。這種修改不僅可以節(jié)省項目專家的大量修改時間，而且還能夠大大提高企業(yè)員工的成就感。

三、項目專家在定稿階段指導(dǎo)修改的注意事項

定稿階段的修改著眼于方案的系統(tǒng)性和完整性，確保方案與方案之間不交叉不重疊。具體要求如下：

1、規(guī)范用語的準(zhǔn)確性

2、完善內(nèi)容的系統(tǒng)性

3、規(guī)范方案與方案之間的整體性

4、確保操作的唯一性

定稿修改往往是企業(yè)員工經(jīng)過二至三輪修改之后的方案，在格式上、內(nèi)容上屬于基本到位的水平。專家修改則著眼于可操作、可執(zhí)行、不重疊，其最高境界是“通俗易懂，沒有歧義，言簡意賅，操作唯一”。

企業(yè)員工修改與專家修改是交替進(jìn)行的，項目專家修改的頻率、方式視企業(yè)員工的理解程度而定。項目專家要著眼企業(yè)員工的成長，而不是滿足于項目任務(wù)的完成。因此，項目專家在修改方案的同時，要由淺入深、由表及里地有計劃地滲透新理念新方法。把每一次修改都當(dāng)作一次培訓(xùn)。企業(yè)員工也要把每次專家的修改當(dāng)做學(xué)習(xí)的機會、成長的機會。

筆者在指導(dǎo)某集團企業(yè)員工修改報銷制度就經(jīng)歷了三個階段。

企業(yè)財務(wù)主管提供的報銷制度草案文字有13頁之多，最后形成的報批稿僅余3頁多。筆者第一次修改，先從格式規(guī)范著手，讓撰寫者自己按照制度的8大內(nèi)容進(jìn)行刪減或補充。第二次修改，筆者要求撰寫者把可操作的內(nèi)容都用流程圖替代。第三次修改，筆者把財務(wù)人員全部集中在一起，對該制度進(jìn)行系統(tǒng)性修改，把報銷涉及的標(biāo)準(zhǔn)、流程圖、表格全部整合在制度中。

在幾次修改中，筆者先后對把原稿中的“職責(zé)劃分”進(jìn)行了大刀闊斧地刪減，文字?jǐn)?shù)量從幾百字變成了幾十字，最后成文是：“財務(wù)處長負(fù)責(zé)集團差旅費報銷管理工作，費用會計負(fù)責(zé)費用報銷合規(guī)審批，資金出納負(fù)責(zé)報銷支付。”把其中有關(guān)財務(wù)人員職責(zé)操守的內(nèi)容全部刪除了，制度的前提就是任職崗位員工是稱職的，素質(zhì)要求是《崗位工作標(biāo)準(zhǔn)》中的內(nèi)容，不宜在制度中重復(fù)表述。把制度中的各種操作描述全部換成了流程圖，使用文字大大減少。另外，原制度中的各種例外處理規(guī)定，筆者修改時全部刪除了。

當(dāng)然本制度最大的變化是把過去重復(fù)簽字、層層審核審批精簡到了一人審核一人審批，讓報銷時間大大縮短、效率大大提高。