項目秘書是在項目辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下跟進項目進度，收集、統(tǒng)計系統(tǒng)設(shè)計師完成任務(wù)情況的主要助手，也是臨時崗位，隨項目設(shè)計階段完成而結(jié)束使命。人數(shù)視企業(yè)規(guī)模大小而定，小企業(yè)一個項目秘書即可，規(guī)模大的企業(yè)設(shè)三至五個項目秘書亦可。項目秘書在企業(yè)規(guī)范化管理體系建設(shè)項目設(shè)計階段的作用如下：

1、配合辦公室主任組織協(xié)調(diào)項目的聯(lián)絡(luò)工作；

2、負責(zé)項目專家團隊成員的日程聯(lián)絡(luò)與吃、住、行安排；

3、負責(zé)項目專家團隊成員工作場所提供及會務(wù)服務(wù)；

4、負責(zé)項目文件制作與分發(fā)工作；

5、負責(zé)項目信息收集與匯總整理工作；

6、負責(zé)指定系統(tǒng)設(shè)計師設(shè)計任務(wù)完成情況統(tǒng)計、跟進工作；

7、負責(zé)項目各階段成果草案或文件資料的收集、統(tǒng)計、分類、傳遞、保管工作；

8、負責(zé)指定聯(lián)絡(luò)的項目領(lǐng)導(dǎo)小組成員資料報送工作；

9、負責(zé)指定聯(lián)絡(luò)的項目領(lǐng)導(dǎo)小組成員會議服務(wù)工作；

10、跟蹤分管項目設(shè)計方案的草擬、討論、審核進度和意見征集、匯總整理與反饋工作；

11、負責(zé)每次項目方案討論、修改、審核、審批的會議記錄，負責(zé)出席人員的考勤記錄及項目專家當(dāng)場做出的獎懲評定結(jié)果記錄；

12、負責(zé)分管系統(tǒng)設(shè)計師的階段獎勵統(tǒng)計匯總工作；

13、負責(zé)分管系統(tǒng)項目成果的培訓(xùn)組織工作；

14、負責(zé)分管系統(tǒng)項目成果的資料移交工作；

15、完成項目專家或項目辦公室主任交辦的其他工作。

在項目設(shè)計階段，項目秘書的作用僅次于項目辦公室主任，也是企業(yè)規(guī)范化管理體系建設(shè)的重要崗位角色，積極參與、樂于付出，必定對自己對企業(yè)大有幫助，也能在企業(yè)管理方面大有前途、大有可為！