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這樣優(yōu)化流程圖，員工個個表示贊同！——零星采購流程圖優(yōu)化紀實

2014-10-28 11:36 作者：張國祥 點擊：

這樣優(yōu)化流程圖，員工個個表示贊同！——零星采購流程圖優(yōu)化紀實

作者：張國祥
2014年10月27日
前天參加聯(lián)創(chuàng)世紀公司化運作系統(tǒng)班寧波學(xué)員企業(yè)參訪后，我應(yīng)聯(lián)創(chuàng)寧波公司總經(jīng)理靖明洲的請求，到公司化運作系統(tǒng)班第四期學(xué)員金鳥服飾指導(dǎo)員工學(xué)畫流程圖。原定半天時間指導(dǎo)，由于員工們沒有接受流程管理理念與方法的培訓(xùn)，對此很有抵觸情緒。我只好先作理念闡述和觀念引導(dǎo)，不知不覺十一點半到了，我開始講解流程圖設(shè)計方法。我以報銷流程圖為例教會了全體到場員工如何畫流程圖。再看手表，時間已經(jīng)過了十二點半。我征求意見：大家還有什么要求馬上提出來，第一個提的我今天全力以赴，后邊提的我只能以后回答或滿足。話音未落，企業(yè)落地師仇丹丹第一個舉手發(fā)言：“張老師再教我們優(yōu)化一個零星采購流程圖吧，我和大家包括采購員在內(nèi)對零星采購工作頭疼死了！”
我本想征求大家意見“是吃飯后再來還是優(yōu)化后再去吃飯”，沒想到仇丹丹話一出口，竟然贏得了大家熱烈的掌聲！我請在座的采購員介紹自己目前零星采購的做法。
財務(wù)經(jīng)理搶先發(fā)言：他總是不按流程走，搞得我們?nèi)胭~很被動，沒有入庫出庫手續(xù)，沒有發(fā)票……
采購員打斷說：今天突然一個緊急小額采購、明天下班又加一個“晚上不買回來明天就交不了貨”的更緊急采購，數(shù)量不多、數(shù)額不大，在公司借款就煩死了，找經(jīng)理簽字、找會計復(fù)核，如果老板不在，就借不到錢。即使錢借到手了，別人又不送貨上門，自己跑出去，不堵車還好，遇上堵車貨買到了也趕不回來。零星采購誰給你開發(fā)票？不信，你們?nèi)ヒl(fā)票試試？
生產(chǎn)人員也發(fā)話了，臨時采購經(jīng)常影響我們交貨。大家七嘴八舌地報怨、訴苦、介紹。我很快了解到了采購現(xiàn)狀：零星采購毫無計劃，而且申請人分散即辦公室任何員工隨時都可能提出零采申請——而且一提出來就要求馬上送到自己手上。此其一。第二呢，每次零星采購都要借款。借款不多，五百至一千元之間，借款必須老板批準(zhǔn)——而老板并不是全天候在公司。而公司借款流程是先財務(wù)經(jīng)理審核、會計復(fù)核，然后老板簽字，才能找出納借錢。
我綜合匯總后，試探性地提出了一個建議：給采購員三千元零星采購周轉(zhuǎn)金，年初借年底還，平時零星采購不借款，零星采購金額達到一千或二千，采購員就整理單據(jù)找會計直接報銷。財務(wù)經(jīng)理第一個表示贊同。如何整理單據(jù)呢？采購員每次零星采購的物料物品交使用人簽收，采購員每周或集中一定金額后到倉庫一次性辦理虛擬入庫出庫手續(xù)。倉庫管理員見到使用人簽收的單據(jù)辦理入庫出庫手續(xù)。采購員零星采購的物料物品只要有入庫出庫單，會計復(fù)核無誤制作報銷憑證，出納實報實銷。
“萬一采購員作弊怎么辦？”我自問自答，“一旦發(fā)現(xiàn)弄虛作假，見一罰十，而且開除處理，倉庫管理員、出納、會計都有權(quán)力查詢零采物料物品來龍去脈，也可抽查使用人”。
當(dāng)我們把這些大家討論認可的做法用流程圖表示出來以后，財務(wù)李經(jīng)理第一個表示：以后就這樣做！出納小仇說，我百分之百贊同！零星采購借款太占用我時間了。采購員薛先生說：按張老師的這個流程圖做事，我一個月至少要省一周時間！我了解他的月薪之后告訴大家：每月一千五百元的人工成本就省出來了！
財務(wù)李經(jīng)理說：何止一千五？我們好多人都解放了！全公司核算這個流程一月節(jié)省一萬五千元都不止。全體在場員工以熱烈的掌聲表示贊同。我也再一次感受到分享的樂趣。
優(yōu)化流程，給員工帶來方便、節(jié)省時間、提高效率、減少扯皮，員工哪有不贊同的呢？
自己不懂流程，或者把流程圖搞得復(fù)雜難懂，讓員工被流程綁住“手腳”，他們怎么會贊同呢？看看金鳥員工從反對到接受只用了五個小時：上午八點到開始至中午一點半結(jié)束。
附：金鳥零星采購流程圖

Tags：優(yōu)化 流程圖 員工 贊同 零星采購

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